Co to jest PIT?
PIT, czyli Personal Income Tax, to roczne rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych. Formularze PIT pełnią różne funkcje, ale ich wspólnym celem jest przedstawienie fiskusowi informacji o przychodach podatnika, przysługujących ulgach i dokonanych odliczeniach.
Każdy rodzaj formularza odpowiada innej sytuacji podatkowej. Cześć deklaracji służy wykazaniu dochodów opodatkowanych skalą, inne są przeznaczone dla osób prowadzących działalność gospodarczą, a jeszcze inne dotyczą dochodów z kapitałów pieniężnych. Bardzo ważne jest, by każdy dokument trafiający do podatnika był prawidłowo przygotowany.
W związku z tym bardzo ważna jest informacja o dochodach i zaliczkach pobranych przez płatnika, czyli dokument PIT-11. To na jego podstawie pracownik przygotowuje swoje zeznanie roczne, m.in. PIT-37. W dzisiejszych czasach coraz częściej wykorzystuje się również elektroniczne formy uzupełniania deklaracji, takie jak e-pit, lecz i tak odpowiedzialność odpowiedzialności płatnika pozostaje taka sama – musi przekazać podatnikowi wszystkie niezbędne dane w ustawowo określonych terminach.
Jakie dokumenty podatkowe wystawia pracodawca?
Pracodawca pełni rolę płatnika podatku dochodowego. Oznacza to, że pobiera zaliczki na podatek z wynagrodzenia pracownika, ewidencjonuje je zgodnie z przepisami i raportuje w odpowiednich dokumentach. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest wystawienie informacji PIT-11. To najważniejszy i najczęściej wystawiany dokument dla osób zatrudnionych na umowę o pracę, zlecenie lub dzieło. Zawiera dane o:
- wysokości uzyskanego przychodu,
- pobranych zaliczkach na podatek,
- składkach ZUS,
- kosztach uzyskania przychodów,
- ulgach, jeśli dotyczą pracownika.
PIT-11 to nie jedyna deklaracja, którą wypełnia pracodawca. Inne druki to np. PIT-4R, składany w celu przedstawienia wartości pobranych i odprowadzonych przez pracodawcę zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, PIT-8C, wykazujący przychody kapitałowe oraz pochodzące np. ze spadków czy stypendiów, oraz PIT-8AR, wypełniany wtedy, gdy zleceniobiorca nie jest pracownikiem płatnika.
Termin wysłania PIT-11 do urzędu skarbowego
Termin dla płatników jest jasno określony ustawowo. Informację PIT-11 należy przekazać do urzędu skarbowego najpóźniej do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Od wielu lat jest to termin niezmienny i bardzo rygorystyczny. Pracodawca musi złożyć dokument drogą elektroniczną, w formacie zgodnym z aktualnym wzorem Ministerstwa Finansów. Niedopuszczalne jest spóźnienie, a samo wysłanie dokumentu pocztą tradycyjną nie spełnia wymogów dla urzędu skarbowego. Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od swojej wielkości, jest zobowiązane stosować się do tego terminu. Dotyczy to również podmiotów wypłacających wynagrodzenie nieregularnie lub jednorazowo – nawet jeśli chodzi o pojedynczą umowę cywilnoprawną. Pracodawca powinien wykonać trzy kopie deklaracji PIT-11. Pierwsza przeznaczona jest dla urzędu skarbowego, odpowiedniego dla miejsca zamieszkania lub siedziby płatnika kolejna dla pracownika i ostatnia powinna zostać w archiwum firmy.
Do kiedy pracodawca musi wysłać PIT-11 do pracownika?
W przypadku przekazania PIT-11 podatnikowi termin jest inny niż ten dotyczący urzędu skarbowego.
Pracodawca musi przekazać PIT-11 pracownikowi do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Jeśli luty kończy się w dzień wolny od pracy, termin ulega przesunięciu na następny dzień roboczy. Dokument można przekazać:
- w formie papierowej, za pokwitowaniem lub pocztą,
- w formie elektronicznej (np. PDF), o ile zachowany jest wzór formularza i czytelność danych.
Decydując się na formę elektroniczną, pracodawca musi mieć pewność, że pracownik faktycznie otrzymał dokument. Wymagane jest, aby pracownik otworzył dokument i potwierdził jego otrzymanie.
Konsekwencje niewysłania PIT-11 w terminie
Niedotrzymanie obowiązków płatnika wiąże się z odpowiedzialnością przewidzianą w Kodeksie karnym skarbowym.
Sankcje dla pracodawcy
Za spóźnione złożenie PIT-11 do urzędu skarbowego grozi:
- grzywna o wysokości do 180 stawek dziennych,
- mandat karny,
- postępowanie skarbowe w przypadku uporczywego naruszenia przepisów.
Pracodawca odpowiada za każdy dokument wystawiany nieterminowo lub błędnie – nawet wtedy, gdy opóźnienie wynika z zaniedbań biura rachunkowego.
Brak PIT-11 – utrudnienia dla pracownika
Choć brak PIT-11 nie zwalnia podatnika z obowiązku rozliczenia rocznego, to znacznie utrudnia wykonanie tej czynności. Bez danych o dochodach i pobranych zaliczkach:
- podatnik musi samodzielnie ustalić wysokość przychodów,
- ewentualna pomyłka może prowadzić do korekty zeznania,
- urząd skarbowy może wszcząć czynności wyjaśniające.
Jeśli pracownik nie otrzyma PIT-11 na czas, powinien jak najszybciej skontaktować się z pracodawcą. Jeśli ten odmawia przekazania informacji, możliwe jest zgłoszenie sprawy do urzędu skarbowego.
Dlaczego terminowe przekazanie PIT jest tak ważne?
Prawidłowo wypełniony i dostarczony w terminie PIT-11:
- umożliwia prawidłowe sporządzenie zeznania rocznego,
- pozwala na skorzystanie z ulg i odliczeń,
- zapobiega rozbieżnościom między danymi pracownika a informacjami przekazanymi do urzędu,
- chroni pracodawcę przed sankcjami prawnymi.
Dodatkowo terminowe wykonanie obowiązków daje podatnikowi wystarczająco dużo czasu na przygotowanie swojego rozliczenia, złożenie korekty lub konsultację z doradcą podatkowym.
Pracodawca pełni bardzo ważną funkcję w procesie rocznego rozliczenia podatku pracownika. Musi w określonym terminie przekazać pit-11 do urzędu skarbowego, a także dla pracownika. Warto znać te terminy, dzięki temu można działać zgodnie z prawem i uniknąć dokuczliwych konsekwencji.
